Waarom Excel riskant is voor financiële rapportage en analyse.

Excel staat al jaren bekend als de software bij uitstek voor financiële en boekhoudkundige teams. En hoewel de meesten van ons Excel wel eens hebben gebruikt en bekend zijn met de vele functies, is het ook berucht om zijn beperkingen. Zo kan Excel een slechte keuze zijn voor financiële rapportage en kan het beperkt zijn als het aankomt op analyse. In dit artikel bespreken we een aantal redenen waarom je je financiële software moet aanpassen als je een software nodig hebt die goed werk levert op het gebied van financiële rapportage en analyse.

Gebrek aan samenwerkingsfuncties in Excel

Kleine bedrijven hebben meestal één boekhouder die hun financiën en financiële administratie beheert. In dit geval kan Excel worden gebruikt als een goed hulpmiddel voor financiële rapportage. Bij grote organisaties met financiële en boekhoudkundige teams kan het echter voorkomen dat meer dan één persoon toegang nodig heeft tot je financiële gegevens en dat je gegevens en rapporten moet consolideren. In dit scenario is de mogelijkheid om gegevens te delen en samen te werken waar Excel beperkt kan zijn, omdat het niet is ontworpen om meerdere gebruikers te ondersteunen die tegelijkertijd gegevens en cijfers invoeren en bekijken.  In financiële teams is de mogelijkheid om effectief samen te werken en gegevens te delen echter van cruciaal belang, vooral tijdens financiële afsluitings- en rapportageperiodes. Cloud-gebaseerde financiële rapportagesoftware zoals Performance Canvas kan een goed alternatief zijn, omdat het rolgebaseerde toegang ondersteunt die de samenwerking en veiligheid tijdens het hele budgetterings- en rapportageproces verbetert. Het is ook heel gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers gemakkelijk gegevens kunnen splitsen en verdelen, drill throughs kunnen uitvoeren, what-if-, oorzaak- en winstanalyses kunnen maken, aannames kunnen testen en nog veel meer.

Vatbaar voor onnauwkeurigheden en fouten

Een van de nadelen van het gebruik van Excel is dat het erg gevoelig is voor fouten. In feite bevat 88% van de spreadsheets fouten. Hoe zorgvuldig een Excel-bestand ook is gemaakt, het bevat altijd een fout in een van de cellen. De meeste van deze fouten worden vaak veroorzaakt door menselijke fouten en zijn volledig te vermijden. De kans op fouten in Excel neemt toe naarmate meer mensen hetzelfde bestand openen, vooral in organisaties die hetzelfde bestand delen met verschillende afdelingen. Het wordt nog erger als deze bedrijven Excel gebruiken voor financiële rapportage. Een verkeerde copy-paste kan betekenen dat je de verkeerde gegevens toevoegt aan een cel, wat gevolgen heeft voor al je gegevens. Het weglaten en plakken van verkeerde gegevens in cellen is ook moeilijk te traceren, wat gevolgen heeft voor elk rapport dat aan die ene cel is gekoppeld. Tegenwoordig is het kunnen vertrouwen op je financiële gegevens cruciaal voor het volgen en meten van prestaties en synoniem voor bedrijfsgroei. Zonder dat kan het moeilijk zijn om de juiste strategie te ontwikkelen die je bedrijf echt kan helpen om te groeien.  Gelukkig kunt u met de huidige software voor financiële rapportage en analyse, zoals Performance Canvas, volledig eigenaar worden van uw gegevens en volledige transparantie en verantwoording van het hele proces bieden. De rolgebaseerde toegang verbetert de veiligheid door de toegang tot gevoelige gegevens te beperken, zodat alleen de juiste mensen informatie kunnen bijwerken en wijzigingen kunnen aanbrengen. Met Performance Canvas hoeven gebruikers zich nooit zorgen te maken over fouten of gebroken formules op te sporen.

Gebrek aan controle over gegevens

Een ander nadeel van Excel is dat niemand echt de gegevens en spreadsheets bezit en onderhoudt. Iedereen die toegang heeft tot het bestand kan wijzigingen aanbrengen en zelfs eigen versies van de bestanden maken. Als er meerdere spreadsheets en verschillende formaten beschikbaar zijn, is het moeilijk om gegevens te valideren en rapporten consistent te houden. CFO's en financiële teams hebben ook geen controle over de opmaak van rapporten.  Performance Canvas zorgt ervoor dat CFO's volledige controle hebben over financiële rapporten met audit trails om alle ingevoerde gegevens op de balans te traceren.  Het geeft gebruikers ook toegang tot een financieel dashboard waarmee rapporten eenvoudig kunnen worden gecontroleerd en geconsolideerd. Met een eenvoudige drag-and-drop werkomgeving kunnen gebruikers gemakkelijk financiële modellen bouwen, terwijl ze toegang hebben tot eenvoudige en handige rapportagemogelijkheden.

Financiële teams voorzien van betere financiële rapportage en analyse

Elke groeiende organisatie zal zich op een gegeven moment realiseren dat het blijven gebruiken van spreadsheets hun financiële teams alleen maar zal beperken op het gebied van financiële rapportage en analyse.  Excel is eenvoudigweg niet ontworpen om de nieuwe behoeften van de meeste organisaties van vandaag te ondersteunen. Het is cruciaal voor organisaties om toegang te hebben tot betrouwbare en nauwkeurige gegevens om hun zakelijke beslissingen te onderbouwen, zodat ze vooruit kunnen blijven gaan. Performance Canvas kan hen daarbij helpen, zodat ze hun financiële rapportage in eigen hand kunnen houden, de transparantie krijgen die ze nodig hebben om resultaten te stimuleren en effectief kunnen samenwerken met verschillende teams in hun organisatie. Het heeft zelfs voorontworpen sjablonen, zodat financiële teams zich kunnen verheugen op moeiteloze financiële rapportage en analyse.

‍

‍Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen bij het optimaliseren van je bedrijfsprestaties!