Excel vs Power BI | Wat zijn de verschillen?

In dit artikel vergelijken we Excel met Power BI, en laten we je zien wat de zeven belangrijkste verschillen zijn, zodat jij precies je eigen afweging kan maken.

Wat is Excel?

Excel is een van de meest populaire Spreadsheet-applicaties; je hebt er ongetwijfeld wel van gehoord en meegewerkt. In 1985 is Excel door Microsoft op de markt gebracht. Data wordt in rijen en kolommen opgeslagen en je kan een groot aantal formules aanmaken. Daarnaast zijn andere functies aanwezig, zoals het maken van grafieken, draaitabellen en nog veel meer. Excel wordt door veel bedrijven gebruikt om analyses, rapportages en dashboards te maken om hun cijfers beter te kunnen begrijpen en uiteindelijk te presenteren.

Wat is Power BI?

Power BI is ook een programma van Microsoft en is in 2015 op de markt gebracht. Het is een Business Intelligence tool waarbij je realtime analyses kan maken op basis van de data die je hieraan koppelt. Dit kan bijvoorbeeld een lokaal opgeslagen Excel bestand zijn, maar ook een datawarehouse of direct de database van een applicatie zelf. Nadat de data is ingeladen kan je deze data op een visueel aantrekkelijke manier presenteren en veilig delen met derden.

Zoals je ziet, worden zowel Excel als Power BI gebruikt voor het analyseren, rapporteren en visualiseren van data. Toch zijn er wel degelijk verschillen.

De verschillen tussen Excel en Power BI

1. Grootte dataset
2. Data verversen
3. Gegevensbeveiliging
4. Kosten
5. Cross-Filtering
6. Formules
7. Gebruikersgemak

Conclusie + Vergelijkingstabel

‍

Verschil #1: Grootte dataset

Excel is minder goed instaat om grote datasets te verwerken. Ieder tabblad kan net meer dan maximaal 1 miljoen rijen bevatten; meer kan je simpelweg niet toevoegen. Dit klinkt misschien veel, maar dit komt voor veel bedrijven al sneller dan je zou verwachten. Zeker wanneer je data uit meerdere jaren pakt.

Power BI, daarentegen, is instaat om veel meer data in te laden dan Excel. Hier zit geen vast limiet op. Het komt geregeld voor dat we data inladen van tientallen miljoenen rijen groot. Dit zou nooit lukken in Excel. Daarnaast is Power BI ook instaat om de bestandsgrootte van de ingeladen data te verkleinen wat de prestatie van het rapport zeker ten goede komt.

‍

Kortom: Power BI is instaat om meer data, sneller in te laden.

‍

Verschil #2: Data verversen

Ooit een Excel dashboard met iemand gedeeld, terwijl deze niet de meest recente data bevatte? Ook al is het een simpele handeling, soms wordt het verversen van de data toch over het hoofd gezien. Hierdoor kan het voorkomen dat er beslissingen worden gemaakt terwijl de meest recente data niet is ingeladen.

In Power BI heb je de mogelijkheid om het dashboard te publiceren naar je eigen beveiligde online omgeving. Hier kan je instellen dat je databronnen automatisch meerdere keren per dag worden ververst. Zonder dat jij of iemand anders hier ook maar enige actie voor uit hoeft te voeren. Zo weet je zeker dat je dashboard de meest recente en actuele data bevat.

‍

Verschil #3: Gegevensbeveiliging  

Met Excel kan je de toegang tot een bestand, werkblad of werkmap beperken. Je kan ook bestanden vergrendelen of “alleen lezen” toegang geven om ongewenste wijzigingen te voorkomen. Echter stellen deze mogelijkheden weinig voor; robuuste maatregelen ontbreken. Zonde eigenlijk, want bedrijven zetten hun meest gevoelige informatie in Excel bestanden!

Power BI, daarentegen, heeft wel een aantal methodes om je data écht veilig te houden. Zo wordt er gebruik gemaakt van gebruiker authenticatie, rijniveau beveiliging, en je hebt de mogelijkheid om gebruikers verschillende rollen toe te kennen en een data export beleid vast te leggen.  Wel zo veilig!

‍

Verschil #4: Kosten

De meeste bedrijven hebben al een Excel licentie; vaak is dit een onderdeel van hun Office 365 abonnement. De kosten van zo'n abonnement bedragen €5,10 per gebruiker, per maand.  

Power BI is gratis te downloaden voor Windows, alleen wanneer je écht de voordelen van Power BI wilt gebruiken, heb je minimaal een Pro licentie nodig. Een Power BI Pro licentie kost €8,40 per gebruiker, per maand. Daarnaast hebben ze ook Premium licenties, beginnend vanaf €16,90 per gebruiker, per maand.

Realistisch gezien, zal een bedrijf nooit zijn Microsoft Office 365 abonnement opzeggen wanneer ze in Power BI gaan werken. De kosten van Power BI zullen hier dus bovenop komen.

‍

Verschil #5: Cross-Filtering

Een van de beste eigenschappen van Power BI zijn de interactiemogelijkheden. Deze eigenschap heet kruis filteren (cross-filtering). Hiermee kan je op elk element van een grafiek klikken, en dit zal de overige data in het rapport filteren op basis van je klik.

In Excel kan je alleen gebruik maken van simpele slicers voor een interactief dashboard.

Voorbeeld: je hebt een cirkeldiagram voor afzet per regio. Wanneer je op een van de regio's klikt (bijvoorbeeld Central), wordt op alle grafieken een filter van Regio Central toegepast. Als jij een andere grafiek op die pagina hebt, bijvoorbeeld verkopen per product categorie, dan zie jij in die grafiek de verkopen per product categorie voor de verkopen in de regio Central.

Zo kan je snel tot nieuwe inzichten komen, zonder dat je statische slicers in moet stellen.

‍

Verschil #6: Formules

Wanneer je gewend bent om in Excel formules te schijven, dan zal dit in Power BI net even anders gaan. In Excel maak je namelijk gebruik van de MDX programmeertaal voor het schrijven van formules. Anders dan Excel, maakt Power BI gebruik van de DAX programmeertaal . Hierdoor zal de syntax en de opzet van je formules in Power BI net iets anders zijn dan je misschien gewend bent in Excel.

Ter illustratie, de formule om de totale omzet van de product categorie "Fietsen" te berekenen, zou je in Excel als volgt kunnen schrijven:

=SUMIFS($D:$D,$E:$E,"Fietsen")

In Power BI zou dit er zo uit kunnen zien:

Omzet Fietsen =

   CALCULATE (

       SUM ( FactTransacties[Bedrag] ),

       FILTER (

           DimProductCategorie,

           DimProductCategorie[Categorie] == "Fietsen"

       )

   )

‍


Verschil #7: Gebruikersgemak

Heb je nog nooit ervaring met Power BI gehad, dan kan het in het begin uitdagend zijn om het programma goed te begrijpen. Excel wordt wereldwijd veel gebruikt en ik weet zeker dat jij er veel mee zal doen. Het lezen van formules, begrijpen van de data en het onderhouden van een rapport zal dan misschien minder tijd nodig hebben.

Wanneer je nieuw bent met Power BI zal je merken dat het toch echt anders is dan je vanuit Excel gewend bent. Het zal dus enige tijd nodig hebben voordat je net zo vloeiend in Power BI als in Excel kan werken.

Wij kunnen jou helpen om binnen één maand je rapportages vanuit Excel naar Power BI over te zetten, zodat je direct van de voordelen van Power BI kan profiteren.

‍

Conclusie + Vergelijkingstabel

Ondanks dat Excel en Power BI allebei van Microsoft zijn, zie je dat er wel degelijk grote verschillen tussen de systemen zitten. Waar Excel ontzettend krachtig is in het snel kunnen opzetten van analyses, is Power BI weer veel krachtiger in het inladen en visualiseren van data. Hier zijn alle verschillen kort in één overzicht:

Power BI voor jouw organisatie?

Ben je ook door dit artikel geïnspireerd geraakt, en hebben we je kunnen overtuigen welke voordelen Power BI t.o.v. Excel kan bieden? Wij helpen ondernemers, managers en bedrijven om te zorgen dat ze altijd inzichten in hun cijfers hebben, zonder gedoe. Power BI is een van de programma's waar wij graag mee werken, omdat het zorgt voor veel overzicht, gemak en duidelijkheid.

Benieuwd naar de mogelijkheden?