Excel is géén database!

Excel is een krachtig programma dat veel wordt gebruikt voor het organiseren en analyseren van gegevens. Het lijkt voor sommige misschien op een database, maar dat is het niet. In dit artikel delen we enkele redenen waarom Excel niet als database zou moeten worden gebruikt, maar we beginnen waarom mensen Excel en databases verwarren met elkaar.  

Waar komt de verwarring vandaan?

Mensen kunnen denken dat Excel een database is omdat het enkele functies heeft die kenmerkend zijn voor databases, zoals het opslaan en ordenen van gegevens in tabellen. Bovendien kan Excel worden gebruikt om gegevens te sorteren, filteren en te analyseren, waardoor het lijkt alsof het een database is. Echter, Excel heeft niet alle mogelijkheden van een database.

Verschillen tussen Excel en Databases:

1. Beperkte capaciteit:

Excel heeft een beperkte capaciteit voor het opslaan van gegevens. Er zit een maximum op het aantal rijen (1.048.576) en kolommen (16.384) die ieder tabblad kan hebben. Meer kan je niet toevoegen. Dit betekent dat grote datasets snel de capaciteit van Excel zullen overschrijden, wat leidt tot langzame prestaties en potentieel gegevensverlies.

Geregeld komen organisaties in de problemen omdat de capaciteit van Excel worden overschreven. In dit artikel  deelden we eerder al hoe dit tot een grote fout heeft geleid bij het verwerken van Positieve Corona resultaten.

2. Geen ondersteuning voor meerdere gebruikers:

Excel ondersteunt geen gelijktijdige toegang door meerdere gebruikers, wat betekent dat slechts één gebruiker het bestand tegelijkertijd kan bewerken. Dit kan leiden tot inconsistenties en fouten in de gegevens, vooral wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd hetzelfde bestand moeten bijwerken.

3. Beperkte beveiliging:

Excel mist geavanceerde beveiligingsfuncties die noodzakelijk zijn voor het beheren van gevoelige gegevens, zoals gebruikersauthenticatie, toegangscontroles en gegevensversleuteling. Dit maakt Excel kwetsbaar voor gegevensinbreuken en ongeautoriseerde toegang en ongeschikt voor het opslaan van gevoelige informatie.

4. Beperkte data integriteit:

Excel mist "beperkingen" om de data integriteit te handhaven. In Excel kan je niet instellen dat een kolom alleen unieke waardes mag bevatten en het is niet mogelijk om per kolom gegevenstypes te definiëren. Deze beperkingen zijn essentieel voor het garanderen van de consistentie en nauwkeurigheid van de gegevens.  Hierdoor kunnen inconsistenties en fouten in de gegevens ontstaan, wat lastig kan zijn om te ontdekken en te corrigeren.

5. Geen back-up en herstel:

Excel heeft geen ingebouwde back-up- en hersteloptie, waardoor het kwetsbaar is voor gegevensverlies als gevolg van hardware storingen, systeemcrashes of menselijke fouten.

6. Beperkte query- en rapportagemogelijkheden:

Excel mist de geavanceerde query- en rapportagemogelijkheden die noodzakelijk zijn voor het genereren van complexe rapporten en het uitvoeren van gegevensanalyse. Dit kan de bruikbaarheid van de gegevens die in Excel zijn opgeslagen beperken.

Wanneer Excel vervangen door een echt database?

Veel bedrijven beginnen met het opslaan van hun bedrijfsgegevens in Excel. Begrijpelijk; mensen kennen Excel, werken er regelmatig mee en staat vaak al geïnstalleerd.

Naarmate de organisatie groeit, wordt er meer data opgeslagen en groeit ook de behoefte om meer inzichten uit deze data te halen. Snel zal je tegen limieten aanlopen omdat Excel géén echte database is.

Hier een aantal situaties wanneer jouw bedrijf aan een echt database toe is:

• De hoeveelheid data die gegeneerd wordt, is moeilijk of onmogelijk te beheren in Excel.
• Je kan de data die je nodig hebt niet terug vinden in Excel.
• Andere mensen moeten de data gelijktijdig kunnen beheren.
• Excel loopt vaak vast of het duurt erg lang voordat de data kan worden getoond.
• Belangrijke gegevens moeten veilig worden opgeslagen.
• Er ontstaan fouten in je rapportages, omdat er geen validatie check wordt uitgevoerd in Excel.

Conclusie

Excel kan handig zijn om gegevens te organiseren en te analyseren, maar het is géén database. Ondanks dat Excel enkele functies heeft die kenmerkend zijn voor databases, heeft het niet alle mogelijkheden van een volledig uitgeruste database management systeem. Excel heeft beperkte capaciteit, biedt geen ondersteuning voor meerdere gebruikers, mist geavanceerde beveiligingsfuncties, heeft beperkte data integriteit en back-up- en herstelmogelijkheden en mist geavanceerde query- en rapportagemogelijkheden.

Bedrijven die meer inzichten uit hun data willen halen, zullen snel tegen de beperkingen van Excel aanlopen en een echt database management systeem nodig hebben.

Wil jij afscheid nemen van de limieten van Excel bij het beheren van je data?