Één stap verwijderd van de oplossing

Excel wordt door meer dan één miljard mensen wereldwijd gebruikt. Ik zal dan ook nooit zeggen dat het geen belangrijke tool is. Sterker nog: het is een krachtige tool die je kan helpen bij het maken van eenmalige kleine analyses.

Maar als je te veel van Excel afhankelijk bent voor het verkrijgen van inzichten in de prestaties van je bedrijf, dan kan het valkuilen en ook zeker veel frustraties, twijfel en stress met zich meebrengen.

Als ik om me heen kijk zie ik dat veel ondernemers en managers moeite hebben met het maken van belangrijke beslissingen op basis van hun data. Bijna iedere keer weer zijn ze afhankelijk van een Excel bestand, waarin ze eerst uren bezig zijn om deze te updaten voordat ze een beslissing kunnen maken.

Het begin van iedere maand staat weer in het teken van het afsluiten van de vorige maand, en het is vaak altijd een uitdaging om alle cijfers op tijd af te krijgen. Net wanneer de rust is wedergekeerd, staat de volgende periode alweer voor de deur.

Stel je voor...

Jij, als de directeur van een jouw bedrijf, wil op maandag weten hoe het staat met de groei van nieuwe klanten. Je loopt naar de afdeling toe die dat voor jou gaat uitzoeken en zij gaan aan het werk. Je komt dinsdag weer op kantoor maar ziet nog geen resultaten in je mailbox.

De dagen vliegen voorbij en die ene mail komt maar niet binnen. Je loopt op vrijdag weer langs de afdeling en vraagt je toch af wat er kan zijn dat je nog steeds geen rapportage ontvangen hebt.

Met rapporteren in Excel duurt het soms dagen of weken voordat je inzicht krijgt de recente resultaten van jouw bedrijf of andere belangrijke KPI's zoals hoeveel (nieuwe) klanten jij hebt bereikt. In de tussentijd had je allang actie kunnen ondernemen en had die, misschien wel neerwaartse, klanten aanwas weer verdriedubbeld kunnen zijn.

Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.

En bekijk het eens vanaf de uitvoerende kant. Als medewerker van een bedrijf waarin je dagelijks Excel analyses gebruikt, maak je makkelijk en snel een (kleine) fout. Stel je bent al maanden bezig met analyseren van bepaalde gegevens en maakt logischerwijze ook beslissingen op basis van de resultaten die daaruit komen.

Een collega komt naar je toe en ziet een totaal ander getal uit zijn gegevens komen dan wat er in jouw Excel sheet staat. Een fout is snel gemaakt, en terughalen waar die fout is gemaakt, is enorm tijdrovend en kan erg frustrerend zijn.

Sommige bedrijven kwamen er te laat achter, en konden dankzij een fout in een Excel analyse miljoenen euro's afschrijven. Niet zo handig...

Gevoelige gegevens in Excel?

Naast foutgevoeligheid is een veilige omgeving voor jouw bestanden, gegevens en resultaten belangrijk. Je wilt namelijk niet dat gevoelige informatie in de verkeerde handen valt?

Een klant die de analyses ontvangt van een concurrent of een (ex)werknemer die bij zijn nieuwe baan jouw gegevens doorspeelt. Veel bedrijven investeren duizenden euro's in het veilig houden van hun data, maar vervolgens kan alle gevoelige data met één knop worden geëxporteerd naar een Excel bestand.

Zodra het in Excel staat, is er geen toezicht meer waar deze gevoelige informatie naar toe gaat.  

Veel frustraties en problemen die met één stap te voorkomen zijn. Hoe wij dit precies aanpakken? Lees snel verder.