Automatiseren of elimineren?

Automatiseren of elimineren? Op het moment dat je aan de slag gaat met het veranderen van bedrijfsprocessen, dan krijg je met deze vraag te maken. Als je herhalende taken hebt, is automatiseren vaak een goed idee, maar als een proces geen (of minimale) toegevoegde waarde heeft voor jouw bedrijf, dan is het zonde om tijd te steken in het automatiseren hiervan. In dit geval is eliminatie een veel betere optie. Maar hoe weet je nou wat de beste optie is? In dit artikel laten we je zien hoe je hier achter kan komen.

Wanneer een bedrijf of organisatie groeit, zie je dat het aantal taken, de verantwoordelijkheden en de informatie behoefte meegroeit. Om deze groeiende behoeftes te voorzien, worden er vaak meer mensen aangenomen om deze taken en verantwoordelijkheden waar te nemen. Vaak wordt er niet gekeken hoe het “anders” kan.

In plaats van meer personeel aan te nemen, kan er ook worden gekeken of bepaalde processen wel zo efficiënt lopen als dat ze zouden kunnen lopen. Vaak is het eerste antwoord “Automatiseren”, terwijl het juist beter is om eerste naar een ander principe te kijken: eliminatie. Hier onder laten we je zien wat de verschillen zijn, en hoe ze jouw bedrijf kunnen helpen om beter met processen om te gaan.  

Elimineer voordat je automatiseert.

Tijd is geld en daarom zijn veel ondernemers op zoek naar een manier om te bepalen of processen up-to-date zijn. Door na te denken over eliminatie of automatisering geef je jezelf een goede leidraad om hier beslissingen over te nemen.

Begin met het overwegen van eliminatie.

Vraag jezelf af of een taak of proces nog wel nodig is. Bedrijven die al langer operationeel zijn hebben processen waarschijnlijk al meerdere keren aangepast. Dit zorgt er in sommige gevallen voor dat er andere processen plaatsvinden, die niet meer relevant zijn. Zo was het vroeger bijvoorbeeld verplicht om een werkbon te laten ondertekenen door de klant, maar tegenwoordig is dit contractueel gezien niet altijd meer nodig.

Hiernaast zijn er veel bedrijven die een periodieke vergadering hebben. Heb je je ooit wel eens afgevraagd of deze vergadering nog wel de toegevoegde waarde heeft, die het vroeger misschien wel had? Wellicht is die vergadering voor sommige deelnemers essentieel, maar dient iedereen daar aanwezig te zijn?

Een ander voorbeeld voor eliminatie, ligt in de de informatie behoefte. Wellicht was er in het  verleden een behoefte om een bepaalde KPI te bereken. Nu, jaren later, wordt deze KPI nog netjes iedere maand handmatig uitgerekend, maar wordt hier wel naar gekeken en wordt dit nog wel gebruikt in het maken van beslissingen?

Vraag je altijd eerst af of een proces wel de toegevoegde waarde heeft die het moet toevoegen.

Bekijk vervolgens welke processen en taken geautomatiseerd kunnen worden.

Is een taak of proces noodzakelijk dan kun je niet elimineren, maar je kunt wel onderzoeken of deze taken en processen geautomatiseerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van maandelijkse financiële rapporten. Houd je deze nog handmatig in Excel bij? Dan is het goed mogelijk om dit proces te automatiseren.

Hetzelfde geldt voor taken als het publiceren van content op je social media kanalen of website, of het versturen van wekelijkse nieuwsbrieven. Ook al zijn taken soms klein, zodra ze een herhalend zijn kunnen ze hoogstwaarschijnlijk geautomatiseerd worden. Dit heeft niet alleen als voordeel dat je meer tijd overhoudt, maar ook andere voordelen, zoals het voorkomen van fouten, creëren van continuïteit en consistentie.  

Denk tot slot na over het uitbesteden van automatisering.

Heb je geen tijd om je te verdiepen in automatiseringsmogelijkheden? Dan is het slim om te kiezen voor uitbesteding van automatisering. Zo weet je zeker dat alles goed geregeld wordt én haal je een frisse blik op bestaande taken en processen in huis.

Checklist om te bepalen of je gaat elimineren, automatiseren of uitbesteden.

Je kunt de bovenstaande methode gebruiken om aanpassingen te maken op elke afdeling binnen jouw bedrijf of organisatie. Om er zeker van te zijn dat je geen processen elimineert die belangrijk zijn, kun je onderstaande checklist gebruiken om te bepalen of je gaat elimineren, automatiseren of uitbesteden.

Elimineren

⬜️ Deze taak is niet meer belangrijk voor de bedrijfsvoering. 

⬜️ Processen hebben minimale toegevoegde waarde.

⬜️ Als ik deze taak loslaat dan is het bedrijf niet in gevaar.

‍

Automatiseren

⬜ Deze taak is belangrijk voor mijn bedrijf. 

⬜️ Ik weet dat deze taak geautomatiseerd kan worden. 

⬜️ Automatisering zorgt voor een positief effect op de bedrijfsvoering. 

‍

Uitbesteden

⬜️ Ik weet niet of een proces of taak geautomatiseerd kan worden

⬜️ Zelf heb ik geen tijd of kennis om uit te zoeken of automatisering mogelijk is. 

Wil jij met iemand brainstormen over welke automatiseringsmogelijkheden er zijn binnen jouw organisatie of bedrijf? Boek dan nu een gratis meeting waarin we samen kunnen kijken wat de mogelijkheden zijn om jouw bedrijf slimmer te maken!