Een betere manier om je Excel rapportages te beveiligen

Veel bedrijven en organisaties zetten hun meest belangrijke informatie in een Excel bestand om hier analyses in te maken. Gegevens over projecten, verkopen, omzet, winstmarges, klanten etc., het staat vaak allemaal in Excel opgeslagen. Over beveiliging wordt vaak niet altijd serieus nagedacht. Deze bestanden kunnen immers naar iedereen worden doorgestuurd en er zouden ongewenste wijzigingen kunnen worden aangebracht.  

Je kan de toegang tot het bestand, een specifieke werkblad of werkmap beperken, en bestanden eventueel met een wachtwoord vergrendelen, maar vaak is een dergelijke beveiligingsmaatregel niet eens aanwezig. Daarnaast, stelt deze “beveiligingsmaatregel” sowieso weinig voor, want deze is binnen één minuut te kraken. Lees hier gerust even verder.

Een veiliger alternatief

Gelukkig bestaat er een alternatief waarbij je ervoor kan zorgen dat je grip houdt op je data en je voorkomt dat het bij de verkeerde eindigt of dat er ongewenste wijzigingen worden aangebracht.

Door bijvoorbeeld Microsoft Power BI te gebruiken, heb je (in tegenstelling tot Excel) wel een aantal methodes om je data écht veilig te houden. Hieronder hebben we vier eigenschappen uitgelegd die zorgen voor een veiligere omgeving voor jouw data.

Authenticatie

Wanneer je jouw Power BI dashboard publiceert en deelt met gebruikers, dienen zij een Microsoft account te hebben en in te loggen voordat ze het rapport kunnen inzien. Alleen gemachtigden kunnen dus inloggen en het dashboard bekijken. Ben je niet gemachtigd om toegang tot het rapport te hebben, dan kom je er ook niet in.

Treedt je medewerker uit dienst of heeft hij/zij geen toegang tot het rapport meer nodig? Dan heb je met een paar klikken deze rechten weer ontnomen.

Rechten werkruimte

Wanneer je jouw rapport online in een werkruimte wegzet, kan je deze werkruimte delen met anderen. Wanneer je de werkruimte deelt, kan je instellen welke rechten de verschillende gebruikers mogen hebben. Zo kan je iemand alleen lees rechten geven, maar ook bijvoorbeeld beheerder maken.  Hier een kort overzicht van alle rollen die je kan toekennen.

‍

Beveiliging op rijniveau

Dit heet Row-Level security (RLS) in het Engels en zal je misschien wel eens gezien hebben. Dit is een geweldige eigenschap van Power BI, want het zorgt ervoor dat je de gegevenstoegang voor bepaalde gebruikers kan beperken. Niet iedereen in de organisatie hoeft vaak alle informatie in te zien.

Een mooi voorbeeld is het hebben van meerdere vestigingen in verschillende steden. De manager van het kantoor in Rotterdam mag alleen de data zien die betrekking hebben op zijn kantoor. De manager in Den Haag, mag vervolgens alleen de data zien welke betrekking heeft op zijn regio, etc. Dit allemaal terwijl de financieel analist van het hoofdkantoor in Amsterdam in hetzelfde rapport alle data van alle vestigingen inziet om zijn/haar werk goed uit te kunnen voeren.

Natuurlijk is dit niet alleen op locatie in te stellen, maar ook op bijvoorbeeld afdeling, kostenplaats, product, etc. Met RLS zorg je er dus voor dat iedere gebruiker alleen de informatie ziet waar hij/zij de rechten voor heeft.

Export data

Er zijn genoeg redenen te bedenken waarom je zou willen voorkomen dat data wordt geëxporteerd wordt gedeeld met onbevoegde derden. Microsoft heeft ook hier rekening mee gehouden. Jij kan voor jouw organisatie instellen dat er geen data export mag plaats vinden. Dit kan je instellen voor iedereen binnen de organisatie, of alleen voor bepaalde groepen gebruikers.

Conclusie

Ben je ook overtuigd van de voordelen die Power BI biedt om je gegevens beter te beschermen?

• Jij controleert wie het rapport mag inzien in plaats van een Excel bestand dat ergens staat opgeslagen en zomaar naar iedereen kan worden toegestuurd.
• Je kan precies aangeven wie welke rechten heeft met betrekking tot het rapport. Deze rechten kunnen makkelijk worden ontnomen wanneer je medewerker geen toegang meer nodig heeft (probeer dat maar eens met een lokaal opgeslagen Excel bestand, succes…).
• Met het instellen van Row Level Security zorg je dat in één rapport verschillende medewerkers allen de informatie zien die voor hen van belang is.
• Data export naar bijvoorbeeld Excel of PDF kan worden uitgezet waardoor het lastiger wordt data ongewenst te ontsluiten.

Heb je geen idee hoe je deze functies gebruikt, en wil je hier graag advies over? Stuur ons een bericht en we helpen je graag!

‍