3 redenen om te stoppen met rapporteren in Excel

Verreweg de meeste bedrijven in Nederland gebruiken Excel of andere spreadsheet software om rapportages te maken. Excel wordt zoveel gebruikt omdat de meeste mensen er wel eens mee hebben gewerkt en het daarom makkelijk in gebruik is. Dit brengt echter ook een hoop nadelen met zich mee, die je je misschien niet direct realiseert. In dit artikel delen wij de drie grootste redenen om te stoppen met rapporteren in Excel. Of, zoals wij het graag zeggen: Weg Met Excel!

1. Foutgevoelig

Invoeren van data, schrijven van formules, verkeerde assumpties maken, of net die verkeerde cel aanklikken. Het zijn allemaal voorbeelden waar mensen fouten kunnen maken die de uitkomst van de analyse negatief kunnen beïnvloeden.

Sommige menselijke fouten hebben geleid tot significante verliezen. TransAlta, bijvoorbeeld, moest een verlies opnemen van $24 miljoen, door een kopieer en plak fout van een medewerker; en een personeelslid van de Olympische Spelen in Londen had ten onrechte "20.000" ingevoerd in een cel in plaats van "10.000", met als resultaat dat 10.000 tickets waren verkocht voor stoelen die niet bestonden. Dure fouten...

Misschien denk je dat dit maar ongelukkige gevallen zijn, die geen impact hebben op jouw bedrijf. Dan zou ik toch nog een tweede keer goed nadenken. Onderzoek heeft laten zien dat 88% van alle spreadsheets minstens één fout bevat.

Hoe weet jij zeker dat jouw analyse geen fouten bevat?

Wist je dat onderzoek heeft bewezen dat 88% van de Excel sheets minstens een fout bevat.

2. Duur

Rapportages maken in Excel is naast foutgevoelig ook nog eens erg duur. Het voorbereiden, maken, updaten, onderhouden, én analyseren van Excel rapportages kost allemaal ontzettend veel tijd (en dus geld). Vooral wanneer het een analyse is die periodiek wordt gemaakt, valt er hier nog veel te besparen.

Stel je medewerker is iedere week vier uurtjes bezig om je Excel bestand up-to-date te houden. De gemiddelde arbeidskosten per uur voor een werkgever in Nederland liggen hoger dan € 34,-. Dan ben je al meer dan € 7.000 per jaar kwijt aan het updaten van de analyse.

En dat is alleen het bijhouden van de analyse. Dan is het rapport nog niet eens gemaakt of geanalyseerd. Naast deze kosten heb je ook nog een "opportunity cost". De tijd die je medewerker nu spendeert aan het bijhouden van de analyse, kan veel beter worden gebruikt.

Hoeveel uur per week is jouw bedrijf kwijt met het maken van Excel analyses?

3. Slechte beveiliging van kritische gegevens

We zien dat bedrijven hun meest gevoelige informatie in een Excel bestand zetten. Informatie over hun projecten, verkopen, omzet, winstmarges, klanten, etc., het staat allemaal in een Excel rapporten om hier analyses op te maken. Alleen wordt de beveiliging niet altijd serieus genomen. Excel bestanden kunnen zomaar naar iedereen worden toegestuurd.

Ben jij net wel een stapje verder gegaan, en heb je een wachtwoord op je Excel rapport gezet? Ook dan hebben we slecht nieuws voor je. Deze beveiliging stelt niks voor en is binnen één minuut te kraken.

Hoe houd jij controle over je data?

Oplossing

Hebben de drie vragen hierboven jou ook een beter inzicht gegeven hoe risicovol het gebruik van Excel voor jouw rapportages is? Gelukkig is niet te laat om hier verandering in te brengen.

Door afscheid te nemen van Excel ontstaan er nieuwe kansen. Kansen waarbij je wél controle houdt over je data. Kansen waarbij je uren aan handmatig werk kan automatiseren door een slimmere aanpak te implementeren. Kansen waarbij je de kansen op fouten elimineert.

‍